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Cogna Educação acelera concessão de bolsas de estudo com MongoDB

Setor:

Educação

Produtos:

MongoDB Atlas
MongoDB Online Archive

Caso de uso:

Gerenciamento de conteúdo

Cliente desde:

2020
INTRODUÇÃO

Educando 2,4 milhões de alunos em todo o Brasil

A Cogna Educação (Cogna) é uma das maiores organizações educacionais do Brasil. É constituída por um grupo de instituições que acredita na mudança de vidas por meio da educação. Fundada há mais de 50 anos, os mais de 25.000 funcionários da Cogna atendem mais de 2,4 milhões de alunos nos mercados de B2B e B2C. Além disso, a empresa gera mais de R$ 439 milhões por meio de atividades e programas sociais, o que lhes permite transformar mais de 2.000 comunidades brasileiras.

O portfólio abrangente de serviços da Cogna coloca a jornada do aluno no centro de todas as suas decisões. A Cogna tem capacidade de impactar até 22 milhões de alunos, oferecendo soluções flexíveis e customizáveis para cada etapa da jornada educacional. A organização oferece bolsas parciais e integrais em faculdades privadas no contexto do programa governamental “Universidade para Todos”, conhecido como Prouni. Os alunos também podem solicitar o Fundo de Financiamento Estudantil (FIES) para garantir o custeio dos estudos.

A Cogna tem orgulho de desempenhar um papel na estimulação da aprendizagem ao longo da vida. Tanto faz se você tem dois anos ou 100 anos, se está na sala de aula ou no ambiente de trabalho, sempre há oportunidades de aprender, evoluir e aprimorar o modo de atuar.

“Nosso espírito pioneiro vai muito além da educação: entra também na área da tecnologia”, afirma Eduardo Chavarria, Gerente de Tecnologia da Cogna. “A Cogna permite que suas equipes de tecnologia tenham experiências, cometam erros e sigam em frente. Inovamos para manter a liderança de mercado ao ajudar funcionários e alunos a encontrar a melhor versão de si mesmos.”

O DESAFIO

Lidar com os picos sazonais das solicitações de financiamento

Os alunos em potencial, depois de pré-aprovados pelo FIES ou pelo programa Prouni, poderão enviar seus documentos para análise por meio do portal de autoatendimento da Cogna. A cada semestre, esse portal tem grandes picos de tráfego. Em cada ciclo, até 57.000 requerentes enviam formulários e 22 documentos de apoio por pessoa ao longo de algumas semanas. Após o envio, cada requerente recebe automaticamente um número de protocolo para identificação e para ajudar a acompanhar o andamento da solicitação.

Em seguida, uma equipe de profissionais dedicados das áreas financeira e operacional faz uma revisão para comprovar a precisão dos documentos. Por meio do portal, essas equipes mantêm contato com os requerentes em todas as etapas e se comunicam com as autoridades governamentais competentes para oferecer bolsas de estudo ou financiamento.

“O portal de autoatendimento precisa ter alta disponibilidade. Em caso de interrupção de funcionamento ou perda de dados, os requerentes teriam que reiniciar tudo, com risco de atraso no processo de concessão da bolsa”, explicou Danilo Vicentini, gerente de tecnologia e arquiteto de soluções da Cogna. “Nossa plataforma legada local não tinha escalabilidade, e isso ocasionava problemas de latência e gargalos”, acrescentou. “Nós atuamos em um setor regulamentado e podemos ser punidos com multas elevadas caso alguém perca o financiamento por nossa causa. A migração da plataforma para uma arquitetura mais estável e robusta, que pode ser personalizada para proporcionar uma experiência excelente aos usuários, beneficiou a todos.”

Nos horários de pico, a equipe de TI se reunia em war rooms para resolver rapidamente as quedas de desempenho. Entretanto, a escalabilidade limitada do sistema causava uma latência de dois a três segundos por clique, prejudicando a experiência dos requerentes.

“Tínhamos problemas de hardware, memória e CPU. Decidimos mover o portal para uma plataforma de banco de dados na nuvem para melhorar o desempenho e facilitar o gerenciamento dos horários de pico”, afirmou Chavarria.

A SOLUÇÃO

Migração do portal de solicitações para a nuvem

A Cogna iniciou uma pesquisa para determinar qual seria a melhor plataforma de banco de dados para o portal de requerentes. Durante o processo de diligência, a Cogna constatou que outras instituições educacionais, assim como outras áreas da própria empresa, recomendavam enfaticamente o MongoDB Atlas. A equipe decidiu implementar o MongoDB Atlas no Microsoft Azure e migrar as cargas de trabalho da solução local para a nuvem.

“Decidimos usar o Microsoft Azure porque tínhamos os conectores adequados para começar a operar muito rapidamente”, comentou Chavarria, referindo-se aos conectores para o Gateway de Aplicativo e o Load Balancer do Azure. “Como naquele momento nosso ambiente havia entrado em ‘colapso’, precisávamos agir rapidamente”, acrescentou.

Há cinco aplicativos da Cogna sendo executados no MongoDB. Além do portal de autoatendimento, há uma ferramenta de autenticação e aplicativos para gerenciar aprovações, fluxos de trabalho, relatórios e documentos. Quando os requerentes são aprovados e matriculados como alunos, bots migram automaticamente os registros para o sistema de gerenciamento de documentos da empresa.

“Com o MongoDB, o processo de solicitação é integrado e confiável. Cada solicitação concluída que recebemos é uma oportunidade de oferecer uma educação melhor a alguém e igualar as condições, para que os alunos que precisam de financiamento tenham sucesso.”

Eduardo Chavarria, Gerente de Tecnologia, Cogna Educação

Com o apoio da equipe local do MongoDB no Brasil, a Cogna usou os métodos mongomirror, mongodump e mongorestore para simplificar a migração. Dessa forma, os documentos foram transferidos sem problemas e de forma eficiente, protegendo a consistência e qualidade dos dados. Bancos de dados e coleções que exigiam mais atenção foram analisados e validados minuciosamente, e os dados sem curadoria foram movidos de forma mais rápida. No total, dez bancos de dados foram migrados e 370 gigabytes de dados foram consolidados, reduzindo para 79 gigabytes.

O MongoDB Atlas oferece à Cogna uma solução abrangente para o gerenciamento de bancos de dados não relacionais. Além disso, é fácil adicionar produtos e funcionalidades, como o Online Archive, conforme a necessidade.

A Cogna utiliza os índices do MongoDB Atlas para melhorar o desempenho, e o Online Archive para implementar o armazenamento em camadas. “O nosso grande volume de dados eleva os custos de armazenamento e afeta o desempenho”, declarou Vicentini. “Configuramos a plataforma para migrar automaticamente os dados de uma certa idade para o arquivo online. Dessa forma, temos os dados necessários para as auditorias, mas eles são acessados por outro conector, para que o nosso banco de dados dinâmico se mantenha rápido e enxuto.”

A equipe utiliza as ferramentas de monitoramento e os alertas prontos para usar que a plataforma oferece para garantir o bom funcionamento do ambiente. Isso eliminou a necessidade de war rooms, pois até mesmo nos horários de pico o MongoDB escala automaticamente para se adaptar ao aumento repentino da demanda sem intervenção manual. A Cogna também recebe alertas por e-mail do MongoDB Atlas e, no momento, está implementando o monitoramento e os alertas em sua plataforma de observabilidade, o Datadog.

OS RESULTADOS

Um portal rápido e sempre disponível

Desde a implementação do MongoDB Atlas, a Cogna atingiu 100% de disponibilidade e latência de seis milissegundos no portal de solicitações. Agora, o envio de uma solicitação ocorre em segundos, não em minutos, acelerando todo o processo de análise de documentos. A equipe revisa, agora, os documentos mais rapidamente e aprova as solicitações de benefícios para que o aluno possa começar a planejar os próximos passos de sua educação. O portal também tem potencial para escalar, acompanhando o crescimento dos negócios.
“Trocamos um sistema com problemas de esgotamento do limite de tempo por um sistema com tempo de resposta de 200 milissegundos. Minha equipe não se preocupa mais com a manutenção do banco de dados. Sabemos que é confiável e que tudo irá funcionar nos momentos de pico.”

Danilo Vicentini, Gerente de Tecnologia e Arquiteto de Soluções, Cogna Educação

Com o apoio das equipes do MongoDB e com a solução escalável, rentável e de alto desempenho do Atlas, a Cogna está confiante em relação ao futuro. Enquanto planeja a migração de suas cargas de trabalho locais para o Atlas, a Cogna aguarda com expectativa a obtenção dos mesmos excelentes resultados obtidos com o Prouni e o FIES.

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