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Cogna Educação acelera el proceso de concesión de becas con MongoDB

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2020
INTRODUCCIÓN

Educar a 2.4 millones de estudiantes en todo Brasil

Cogna Educação (Cogna) es una organización líder en educación en Brasil. Está conformada por un grupo de instituciones que comparten el espíritu y los valores relacionados con cambiar vidas mediante la educación. Fue fundada hace más de 50 años y sus más de 25 000 empleados atienden a unos 2.4 millones de estudiantes entre los mercados B2B y B2C. La empresa también genera más de R$ 439 millones mediante programas y actividades sociales, lo que le permite transformar más de 2,000 comunidades brasileñas.

La extensa cartera de servicios de Cogna sitúa el trayecto estudiantil en el núcleo de todas sus decisiones. Gracias a su oferta de soluciones personalizables y flexibles para cada etapa del trayecto educativo, tiene la capacidad de influir en hasta 22 millones de estudiantes. La organización ofrece becas parciales y completas en institutos terciarios privados en el marco del programa subsidiado por el gobierno “Universidad para todos”, conocido como Prouni. Los estudiantes también pueden solicitar el Fondo de Financiamiento Estudiantil, FIES, para asegurarse la financiación de sus estudios.

Cogna se enorgullece de contribuir a la estimulación del aprendizaje continuo. Ya sea que tengan 2 o 100 años y se encuentren en el aula o en el lugar de trabajo, Cogna cree que siempre hay oportunidades para aprender, evolucionar y mejorar la manera de hacer las cosas.

Eduardo Chavarria, Gerente de Tecnología de Cogna, afirma: “Nuestro espíritu pionero va mucho más allá de la educación y se adentra en el ámbito de la tecnología”. “Cogna empodera a sus equipos de tecnología para experimentar, fracasar rápidamente y seguir adelante. Innovamos para mantener nuestra posición de líder del mercado al ayudar a nuestro personal y a los estudiantes a encontrar la mejor versión de ellos mismos”.

EL DESAFÍO

Gestionar los picos estacionales de solicitudes de financiamiento

Los estudiantes potenciales, una vez que estén pre aprobados en el FIES o el programa Prouni (Programa Universidad para Todos), podrán enviar sus documentos para que sean analizados mediante el portal de autogestión de Cogna. Cada semestre, este portal recibe picos enormes de tráfico. Hasta 57,000 solicitantes envían formularios por ciclo y 22 documentos de respaldo por persona en tan solo un par de semanas. Una vez enviados, se asigna automáticamente un número de protocolo a los solicitantes para identificarlos y ayudar a realizar un seguimiento del progreso de su solicitud.

Luego, los revisa un equipo de personal financiero y operativo especializado que comprueba la exactitud de los documentos. Esos equipos se mantienen en contacto con los solicitantes mediante el portal en cada etapa. Además, se comunican con las entidades gubernamentales competentes para brindar becas o financiamiento.

“El portal de autogestión debe tener una alta disponibilidad. Cualquier interrupción o pérdida de datos podría implicar que los solicitantes tengan que empezar de nuevo y retrasar el proceso de concesión de becas”, explica Danilo Vicentini, Gerente de Tecnología y Arquitecto de Soluciones de Cogna. “Nuestra plataforma local heredada carecía de capacidad de ampliación, lo que provocaba problemas de latencia y colapsos”, añadió. “Operamos en una industria regulada y nos pueden sancionar con multas cuantiosas si somos responsables de que la gente se quede sin financiamiento. A todos nos interesaba migrar la plataforma a una arquitectura más estable y robusta que pudiéramos adaptar para crear una gran experiencia de usuario”.

Durante los momentos pico, el equipo de TI puso en marcha centros de operaciones para resolver rápidamente cualquier baja en el rendimiento. Sin embargo, la capacidad limitada de ampliación del sistema provocaba una latencia de dos a tres segundos por clic, lo que se traducía en una mala experiencia para el solicitante.

“Tuvimos problemas con el hardware, la memoria y el CPU. Decidimos trasladar el portal a una plataforma de base de datos en la nube para mejorar el rendimiento y facilitar la gestión de las horas pico”, explicó Chavarría.

LA SOLUCIÓN

Migrar el portal de solicitudes a la nube

Cogna comenzó a buscar la mejor plataforma de base de datos para apoyar su portal de solicitantes. Mientras llevaba a cabo su diligencia debida, Cogna descubrió que otras instituciones educativas, así como otras áreas de su propia empresa, recomendaban MongoDB Atlas. El equipo decidió implementar MongoDB Atlas en Microsoft Azure y migrar las cargas de trabajo de la solución local a la nube.

“Decidimos utilizar Microsoft Azure porque tuvimos los conectores adecuados para comenzar en muy poco tiempo”, sostuvo Chavarria, en referencia a los conectores Application Gateway y Load Balancer de Azure. “Nuestro entorno había 'colapsado' en ese momento, entonces necesitábamos ponernos en marcha rápidamente”, continuó.

Existen cinco aplicaciones de Cogna corriendo en MongoDB. Además del portal de autogestión, hay una herramienta de autenticación y aplicaciones para administrar las aprobaciones, flujos de trabajo, informes y documentos. Los robots migran automáticamente los registros al sistema de gestión de documentos de la empresa cuando los solicitantes aprueban y se matriculan como estudiantes.

“Con MongoDB, el proceso de solicitud es fluido y fiable. Cada solicitud completa que recibimos es una oportunidad para darle a alguien una educación mejor e igualar las condiciones de los estudiantes que necesitan financiamiento para conseguirlo”.

Eduardo Chavarria, Gerente de Tecnología, Cogna Educação

Con el apoyo del equipo local de MongoDB en Brasil, Cogna utilizó los métodos “mongomirror”; “mongodump”, “mongorestore” a fin de agilizar la migración. Esto permitió que la transferencia de documentos sea fluida y eficaz, protegiendo la calidad y coherencia de los datos. Las bases de datos y colecciones que necesitaban más atención se analizaron y validaron cuidadosamente, mientras que los datos no conservados se trasladaron con mayor rapidez. En total, se migraron diez bases de datos y 370 gigabytes de datos, que se redujeron a 79 gigabytes.

MongoDB Atlas brinda a Cogna una solución integral de gestión de base de datos no relacionales. También es sencillo añadir más productos y recursos, como el Archivo en línea, según sea necesario.

Cogna utiliza índices de MongoDB Atlas para mejorar el rendimiento y el archivo en línea para implementar el almacenamiento por niveles. “Contamos con un enorme volumen de datos, lo que incrementa el costo de almacenamiento y tiene repercusiones en el rendimiento”, expresó Vicentini. “Configuramos la plataforma para migrar automáticamente los datos de cierta antigüedad al archivo en línea. Esto significa que tenemos los datos que necesitamos para las auditorías, pero se accede a ellos mediante un conector diferente para mantener nuestra base de datos en vivo rápida y ágil”.

El equipo utiliza las herramientas innovadoras de control y las alertas de la plataforma para asegurarse que el entorno funciona correctamente. Esto eliminó la necesidad de tener centros de operaciones, ya que incluso durante las horas pico MongoDB se autoescala para adaptarse al aumento de la demanda sin necesidad de intervención manual. Cogna también recibe alertas por correo electrónico de MongoDB Atlas y actualmente está implementando el control y las alertas en su plataforma de observabilidad, Datadog.

LOS RESULTADOS

Un portal rápido y que siempre está disponible

Desde la implementación de MongoDB Atlas, Cogna logró tener 100% de disponibilidad y una latencia de seis milisegundos en su portal de solicitudes. Ahora toma segundos, en lugar de minutos, enviar una solicitud, lo que acelera todo el proceso de análisis de documentos. El personal puede revisar los documentos más rápido y conseguir que se aprueben las solicitudes de beneficios para que el estudiante pueda empezar a planificar los siguientes pasos de su educación. El portal también tiene el potencial para ampliarse en función del crecimiento de la empresa.
“Pasamos de un sistema con problemas de tiempo de espera a otro con un tiempo de respuesta de 200 milisegundos. Mi equipo ya no tiene que preocuparse por el mantenimiento de la base de datos; sabemos que es segura y que todo funcionará durante las horas pico”.

Danilo Vicentini, Gerente de Tecnología y Arquitecto de Soluciones, Cogna Educação

Entre el apoyo de los sistemas de MongoDB y la solución de alto rendimiento, escalable y rentable de Atlas, Cogna confía en su propio futuro. Ya que planea la siguiente migración de las cargas de trabajo locales a Atlas, Cogna espera replicar su éxito y los excelentes resultados que obtuvo con Prouni y FIES.

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